Budżet Eventu Firmowego A Inflacja. Gdzie Szukać Oszczędności?

Inflacja – słowo, które przez ostatni rok spędzało sen z powiek wielu przedsiębiorcom i konsumentom – to ponury fakt i ciemna strona naszej aktualnej rzeczywistości. Wszechobecny kryzys i galopujące ceny powodują, że każdy – niezależnie od branży – poszukuje oszczędności, zarówno w budżecie domowym, jak i w działalności zawodowej. Pomysłów na cięcie kosztów szukamy wszędzie, również przy okazji organizacji, uwielbianych przez większość, firmowych czy prywatnych imprez. Jeżeli więc i Ty zastanawiasz się, jak optymalnie zaplanować budżet Twojego eventu i gdzie szukać oszczędności w dobie szalejącej inflacji, aby bez obniżenia jakości imprezy zagwarantować sobie niższe koszty – zapraszamy do zapoznania się z niniejszym artykułem.

Budżet eventu firmowego w dobie inflacji – podstawa to dobry, konkretny plan

Nie ulega wątpliwości, że organizacja każdego eventu jest procesem bardzo złożonym, a im szerzej zakrojona impreza, tym zadanie to bardziej skomplikowane. Jeżeli zatem naszym celem – prócz samej realizacji wydarzenia – jest również szukanie oszczędności w jego organizacji, absolutnie nie możemy sobie pozwolić na jakąkolwiek improwizację w tym zakresie. Kluczowe jest więc tutaj przede wszystkim uświadomienie sobie, jaki jest cel imprezy, którą właśnie organizujemy, a także odpowiedź na kilka “strategicznych” dla naszego procesu planowania pytań:

Jak dużą imprezę chcemy zorganizować – to pytanie na początek nasuwa się samo. Liczba uczestników to podstawa w przypadku planowania każdego eventu. Szukając oszczędności w tym zakresie, należy jednak pamiętać, że paradoksalnie większa ilość osób uczestniczących w imprezie może przyczynić się do ograniczenia jej kosztów. Wtedy bowiem łatwiej jest wynegocjować większe zniżki na catering, noclegi czy inne, dodatkowe atrakcje.
Gdzie wydarzenie ma się odbyć – czy ma być to sala konferencyjna w hotelu, czy może plener? A może pływalnia, boisko sportowe lub tor gokartowy? Jeżeli mamy sprecyzowaną odpowiedź na to pytanie, śmiało możemy poszukać atrakcyjnych cenowo miejsc.
Kiedy planujemy zorganizować nasz event – gdy sprecyzujemy już wielkość wydarzenia oraz jego formę – zastanówmy się nad optymalnym terminem. Przede wszystkim musi być on dogodny dla nas oraz naszych gości. Szukając oszczędności, warto jednak rozważyć coś jeszcze: w niektórych miesiącach, usługi, z których będziemy zmuszeni skorzystać mogą być tańsze. Chodzi tu np. o hotele działające poza sezonem wakacyjnym. Wybierając takie mało atrakcyjne terminy będziemy w stanie wynegocjować większe, dodatkowe upusty.
Jak wygląda kwestia transportu uczestników – czy każdy dojeżdża sobie na imprezę we własnym zakresie czy niezbędny tutaj będzie dodatkowy wydatek po stronie organizatora – warto zainwestować wtedy np. w tańszy, grupowy bilet kolejowy czy też poszukać niedrogiej oferty przejazdów autokarowych.
Czy jest możliwość zdobycia sponsorów – pozytywna odpowiedź na to pytanie przełoży się bezpośrednio na zmniejszenie kosztów naszej imprezy, warto więc znaleźć kogoś, kto – przynajmniej częściowo – nam za nią zapłaci.
W jaki sposób nasze wydarzenie będzie promowane – czy skupiamy się wyłącznie na zaproszeniach online, czy może zmuszeni jesteśmy wydrukować je i przesłać tradycyjną metodą? Czy wystarczy informacja w sieci, czy niezbędne będzie np. plakatowanie miasta? Zastanówmy się nad tymi aspektami, rozważmy wszelkie za i przeciw i dowiedzmy się, co ile kosztuje.
Niezwykle ważny jest ponadto szereg precyzyjnych pytań dodatkowych: o techniczne aspekty rejestracji uczestników, udział zaproszonych prelegentów (polskich bądź zagranicznych), jak również o to, czy wydarzenie miałoby mieć charakter jednorazowy czy może cykliczny. Bardzo ważne jest także ustalenie, czy udział w imprezie ma być dla uczestników płatny i czy dzięki temu część kosztów mogłaby zostać nam zwrócona. Tylko po sprecyzowaniu odpowiedzi na te pytania, będziemy mogli zaplanować dokładnie budżet naszej imprezy i zastanowić się, gdzie ewentualnie poszukać dodatkowych oszczędności.

Przede wszystkim zastanów się, PO CO organizujesz event

Jak zatem widzimy, podstawą w obniżeniu kosztów każdego eventu jest stworzenie precyzyjnego planu wydarzenia. Tylko konkretny harmonogram pozwoli nam na oszacowanie niezbędnych wydatków i otworzy drogę do pomysłów na ewentualne dodatkowe oszczędności. Jest jednak coś jeszcze – konieczność spojrzenia na wydarzenie przez pryzmat globalnych zysków, które możemy z niego osiągnąć. Sprecyzujmy więc przede wszystkim, po co organizujemy dany event: do kogo ma być adresowany i jaki jest jego cel. Tylko takie podejście pozwoli nam oszacować “całościowo” czy dane wydarzenie będzie dla nas opłacalne. Być może chcemy postawić na integrację pracowników firmy i poprawę atmosfery w zespole, co finalnie przełoży się na zyski firmy? Może naszym celem jest przedstawienie oferty handlowej i pozyskanie nowych klientów, a za nimi atrakcyjnych kontraktów? Może chcemy zaprezentować siebie – pochwalić się swoimi umiejętnościami – artystycznymi, kulinarnymi, sportowymi i zacząć działać zawodowo w branżach, które nas interesują? A może po prostu lubimy przebywać z ludźmi – sprawdzamy się w roli organizatorów i czerpiemy radość z tego, że inni, dzięki nam, mogą się doskonale bawić.